Kintai

Điểm xuất phát của chấm công là con người, hợp đồng và phân công.

Ngay cả khi thời gian ra về giống nhau, nếu ca làm việc, hợp đồng hoặc nơi làm việc dự kiến khác nhau, nội dung cần xác minh cũng sẽ thay đổi. Do đó, trong quản lý chấm công, cần phải sắp xếp ai làm việc ở đâu dưới điều kiện nào trước khi ghi nhận thời gian.

Kintai quản lý hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, lịch sử phân công và điều động, cũng như ca làm việc. Nó phân chia các vai trò như thao tác của chính nhân viên, xác nhận của quản lý cửa hàng và quản lý tại trụ sở - bộ phận nhân sự, kết nối thông tin nhân viên với ghi chép công việc hàng ngày.

Không phải là màn hình chấm công riêng lẻ,Nền tảng chấm công và nhân sự xử lý cả thông tin cá nhân và thời gian làm việc cùng nhau.Nó được thiết kế như vậy. Thông tin nhân sự và tài khoản đăng nhập không được coi là cùng một thực thể, mà được quản lý theo cách liên kết.

Thông tin bị mất khi tổng hợp một ngày thành một dòng.

Ví dụ, hãy xem xét một ngày mà công việc được chia thành ca ngày và ca đêm. Chỉ đơn giản coi toàn bộ khoảng thời gian từ lần chấm công đầu tiên đến lần chấm công cuối cùng là một khoảng thời gian sẽ không làm rõ khoảng thời gian nào được làm việc, nơi nào có nghỉ ngơi và ca nào cần xác nhận.

Kintai sử dụng cấu trúc với các khoảng thời gian theo ca cho mỗi ngày. Nó xử lý hiệu suất làm việc, cảnh báo và tình trạng phê duyệt theo từng khoảng thời gian, sau đó kết nối chúng với tổng hợp theo ngày. Công việc vượt ca và công việc ngoài ca được lên kế hoạch cũng là đối tượng của tổng hợp và xác minh.

Bằng cách chia nhỏ đơn vị quản lý như vậy, bạn có thể chuẩn bị thông tin để xác minh phần công việc nào cần được xử lý, thay vì đưa ra quyết định chỉ dựa trên tổng số hàng ngày. Lưu ý rằng các ví dụ về công việc được nêu ở đây chỉ dùng để giải thích thiết kế và không phải dữ liệu nhân viên thực tế.

Làm cho việc bỏ lỡ chấm công và sửa đổi trở thành quy trình được phê duyệt.

Tại hiện trường, thường xảy ra trường hợp quên chấm công hoặc cần sửa đổi ghi chép. Nếu quản lý chỉ thay đổi số liệu, sẽ rất khó để hiểu được điều gì đã được nhân viên yêu cầu và ở trạng thái nào đã được chấp nhận.

Trong Kintai, có quy trình nộp yêu cầu sửa đổi từ chính nhân viên và quá trình xác minh, phê duyệt. Yêu cầu này xử lý các ghi chép công việc mục tiêu và lý do, đồng thời xác minh xem các ghi chép đó có phải do chính nhân viên tạo ra hay không. Quy trình này không thay đổi ngay lập tức hồ sơ công việc chỉ vì có yêu cầu, mà sẽ chuyển sang xử lý sau khi được phê duyệt.

Có những hạn chế khác nhau đối với các khoảng thời gian đã đóng sổ và các yêu cầu trùng lặp so với dữ liệu chưa xử lý thông thường. Việc xử lý không chỉ là liệu có thể nhập dữ liệu hay không, mà còn là liệu thao tác đó có được chấp nhận trong tình trạng hiện tại hay không, điều này rất quan trọng để kết nối giữa công tác chấm công hàng ngày và các hoạt động hàng tháng.

Kết nối xác minh cửa hàng và đóng cửa trụ sở.

Việc đóng sổ hàng tháng không chỉ là quy trình chọn tháng mục tiêu trên màn hình và tổng hợp. Có quy trình xác nhận nội dung tại cửa hàng, nộp lên trụ sở, và nếu cần, trả lại. Nếu cần sửa đổi sau khi xác nhận, thì cũng cần quy trình mở lại.

Kintai xử lý việc đóng sổ cá nhân từng nhân viên tại cấp cửa hàng và các quy trình nộp và phê duyệt lên trụ sở. Tùy theo cài đặt, một số tổ chức có thể vận hành việc xác nhận tại cửa hàng, và không phải tất cả các tổ chức đều có một quy trình phê duyệt cố định. Các yêu cầu xin mở lại sau khi xác nhận và việc phê duyệt cũng được xử lý như các trạng thái khác nhau.

Trong quá trình triển khai, chúng tôi kiểm tra trạng thái của mục tiêu trước khi xử lý và xem xét các tình huống mà các thao tác trên cùng một ghi chép trùng lặp. Việc quản lý trạng thái này có thể ít được người dùng nhận thấy, nhưng nó là nền tảng để chuyển dữ liệu công việc đã xác nhận sang quy trình kinh doanh tiếp theo.

Xử lý thiết bị cửa hàng và khi kết nối không ổn định.

Có hai điểm vào để chấm công: giao diện web của nhân viên và máy tính bảng cửa hàng. Thiết bị cửa hàng được đăng ký và kết nối như một thiết bị, và xử lý các ghi chép như chấm công, nghỉ giải lao, ra ngoài. Các điều kiện vận hành khác nhau giữa màn hình sử dụng riêng và thiết bị chung được sử dụng bởi nhiều nhân viên.

Thiết bị bảng cửa hàng có cơ chế lưu trữ các ghi chép chấm công trên thiết bị trong thời gian không có kết nối và đồng bộ sau khi kết nối được khôi phục. Tuy nhiên, chỉ vì có ghi chép trong thời gian mất kết nối không có nghĩa là tất cả các thời điểm đều được xác nhận tự động. Nó xử lý các trường hợp mà các ghi chép thu được khi không có kết nối cần kiểm tra thời gian và xác nhận từ người.

Đây không phải là cam kết rằng hệ thống sẽ không bao giờ dừng hoàn toàn, mà là thiết kế nhằm xem xét cách tiếp tục ghi chép và xác minh trong các môi trường thực địa nơi điều kiện kết nối thay đổi. Nó bao gồm việc kiểm tra vận hành trong quá trình triển khai, bao gồm cả thiết bị đầu cuối sử dụng và cài đặt.

Dữ liệu chuyển đến xử lý lương và phạm vi trách nhiệm của sản phẩm.

Thời gian làm việc được sắp xếp, bao gồm các phân loại như thời gian quy định, làm thêm giờ, ca đêm, ngày nghỉ. Ngoài ra, các công việc liên quan như thay đổi ca làm, xin nghỉ làm thêm giờ, vắng mặt và việc cấp, sử dụng, số dư ngày phép có lương cũng liên quan đến việc kiểm tra hồ sơ làm việc.

Kintai có API để xuất dữ liệu hàng tháng và đọc dữ liệu làm việc, đồng thời có điểm kết nối để chuyển dữ liệu đến các công việc tiếp theo như xử lý lương. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là toàn bộ quy trình từ tính toán lương, chuyển tiền đến khai báo thuế đều được hoàn tất trong cùng một sản phẩm.

Khi phát triển, chúng tôi xem xét việc thu thập dữ liệu, xác minh và xác định, sau đó chuyển sang hệ thống tiếp theo một cách riêng biệt. Việc xác định rõ ranh giới giữa phần Kintai chịu trách nhiệm và phần mà hệ thống hiện tại hoặc người phụ trách chịu trách nhiệm cũng là một phần trong thiết kế hệ thống kinh doanh.